加拿大广播公司调查发现，多年来加拿大移部（IRCC）将近6万份申请分配给已停用的官员ID，实际上是使用前员工的代码在系统中占位，其中一些员工已经超过十年未处理过文件。这应该是很多申请者苦苦等待无果的一个重要原因。
此后联邦政府进行了大规模审查，并清理了其全球申请系统，以确保没有申请被“遗忘”。现在IRCC称它已经结束了长期使用非现役官员身份证作为申请虚拟存放箱的做法，以确保“文件不会被漏掉”。
2022 年 12 月 12 日，CBC 首次报道称，IRCC 正在将数以万计的申请分配给其 用于处理公民和移民申请的全球案件管理系统 (GCMS) 中的“非活跃用户”。数据显示，当年 2 月，59,456 份“开放、待处理或重新开放”的申请被分配到 779 个代码，这些代码代表着占位符和前雇员，其中一些人上次登录和处理文件已经是十多年前了。
IRCC 最初未能在截止日期前向 CBC 提供答复，在报道发布后，IRCC 解释说，它重新利用了非活跃用户的代码，作为组织和保存申请以进行下一阶段处理的方法。IRCC 还表示，CBC 获得的数据仅提供了一个复杂系统的简要快照。
在该报道发表近两年后，以及CBC要求提供文件一年半后，IRCC 终于发布了一份包含更多详细信息的信息访问请求。尽管官员当时否认这些申请曾处于“不确定状态”，但 CBC 获得的电子邮件显示，在 CBC 报道后的几周内，一些与离职员工相关的申请被重新分配给了在职员工。
起初，移民部矢口否认对申请有任何处理不当。当时的移民部长弗雷泽（Sean Fraser）接受质询时坚决否认，称““档案存放在不存在的官员手中的说法绝对是错误的。” 并坚称没有申请文件被忽视。然而，CBC获取的内部电子邮件显示，在问题曝光后，IRCC的工作人员接到指示要进行审查，并将申请文件重新分配到现任的官员。
例如，移民部位于安省温莎的办公室发现，一份未处理的公民申请在2022年初“分配给了一名已离职的员工”。邮件中写道：“此申请已重新分配给当前的二级决策者。”在另一个办公室，工作人员“审查并纠正了”文件。他们写道：“所有分配给不活跃ID的文件都已审查并重新分配。我们将在接下来的几周内处理和纠正。”
工作人员还发现了一些问题，一些申请似乎被取消，但“未正确关闭”，或被错误分配。一位高级顾问质疑为何文件“仍然留在”新斯科舍省悉尼的办公室，却被分配给了其他团队的员工。另一名员工询问道：“我们该如何处理这些ID？”
他们还发现了几份“幽灵”申请。一封邮件中写道：“根据快速抽样，我认为这些申请中有很多是被搁置的‘幽灵申请’，但我想是否可以审查这些申请，确保没有申请文件因任何原因而遗失。”
内部邮件还透露了移民部对系统效率的担忧，一些员工质疑为何仍在使用旧员工的代码。在CBC报道之后，移民部于2023年4月至5月期间开始改用通用ID，确保申请得到妥善管理，没有被遗忘。与此同时，一名接受采访的永久居民申请者表示，在CBC的报道发布仅四个月后，她就获得了永久居民身份。
Andrea Bote的申请个案被分配到代码RA9519。根据电子邮件，RA9519等七个ID下的申请文件被错误地列到新斯科舍省悉尼办公室。在审查过程中，这些文件被转移回到正确的团队。Bote表示：“我希望这能带来更好的全面改革……在解决这些问题上更加主动，而不是被动应对。”
报道称，移民律师Jamie Liew对IRCC系统的透明度问题多次提出警告，她表示，尽管是在媒体关注后才反应过来，对文件进行了审查，这仍然是好事。Liew提醒官员：“这些文件背后是真实的人，是关于他们的生活，包括他们的未来和计划。”（据都市网、图加通社）
